Máy photocopy là thiết bị hỗ trợ đắc lực trong quá trình làm việc, do đó, mỗi nhân viên văn phòng điều đầu tiên khi đi làm là phải biết sử dụng máy, đây cũng là điều vô cùng cần thiết. Để đến gần hơn với nền công nghiệp 4.0 đồng thời giúp công việc của bạn được dễ dàng hơn, hãy tham khảo cách sử dụng máy photocopy dưới đây 

Những phím chức năng cơ bản của máy photocopy

Trước tiên, để có thể sử dụng được máy photocopy bạn cần phải biết cách dùng các chức năng của các phím bấm vật lý  trên máy phô tô:

• Phím Access: Sử dụng để nhập tên và mật khẩu khi photocopy bị mã hóa.
• Phím Box, Phím Extra/Scan, Phím Copy, Phím Fax/Scan: Dùng để vào chế độ Box, Extra/Scan, Copy, Fax/Scan tương ứng, khi máy đang ở chế độ nào, phím bấm ương ứng sẽ sáng màu xanh lá.
• Phím RESET: Đây là phím có chức năng đưa máy về chế độ mặc định.
• Phím START: Bắt đầu thao tác copy, hoặc Scan, in ấn.
• Phím STOP: Kết thúc thao tác copy đang thực hiện trên máy.
• Phím Interrupt: Thực hiện tạm dừng chu trình copy hiện đại để thực hiện chu trình copy khác, nếu muốn trở lại chu trình copy ban đầu, nhấn phím Interrupt thêm một lần nữa.
• Phím Proof Copy: Dùng để in trước một bản kiểm tra trước khi in số lượng lớn văn bản, tài liệu.
• Phím CLEAR: Chức năng của phím là xóa bản copy hiện hành về 1 hoặc xóa các cài đặt khác khi thiết lập chương trình.
• Phím MODE CHECK: Kiểm tra, nhập hoặc thay đổi các cài đặt người dùng.
• Phím Mode Memory: Phím này để lưu các thiết lập copy.
• Phím Contrast: Bạn có thể điều chỉnh độ tương phản của màn hình cảm ứng thông qua phím này.
• Phím Enlarge Display: Dùng để phóng to màn hình cảm ứng.
• Phím Accessibility: Dùng để vào màn hình thiết lập chức năng cho người sử dụng.
• Phím Utility/Counter: Sử dụng để hiển thị màn hình Utility/Counter.
• Các phím số: Đây là phím dùng để nhập các chức năng số.

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản

Để tiến hành hoạt động copy hãy thực hiện từng bước trong hướng dẫn sử dụng máy photocopy dưới đây nhé:

Bước 1: Bạn phải đặt tài liệu cần copy lên vị trí quét của máy photo. Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dòng kẻ phân hướng dẫn, mặt muốn copy úp xuống mặt kính, khi đó, bạn sẽ thấy trên khay nạp tài liệu sẽ hiện dòng chữ ”Place document face down”. Thực hiện xong điều đó, bạn đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu. Sau khi đặt tài liệu vào đúng vị trí, bạn cần đậy nắp máy để máy nhận diện mục tiêu.

Bước 2: Bạn cần photo bao nhiêu bản hãy chọn số lượng và màu sắc. Số lượng bản photo sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Để tích số lượng, bạn chọn các con số trên bảng điều khiển để khai báo số lượng.

Bước 3: Tiếp đó, hãy chọn kích thước giấy. Đa phần các máy photocopy sẽ có hai loại khay giấy là giấy 14 inch và giấy 11 inch. Nếu bạn muốn loại kích thước khác có thể cài đặt loại giấy trong 1 khay giấy trên máy.

Bước 4: Kết thúc hoàn thành thao tác copy tài liệu.

Một số lỗi cơ bản thường gặp khi sử dụng máy photocopy

Khi sử dụng máy photocopy có thể gặp những lỗi thường gặp dưới đây bạn tham khảo để có thể khắc phục tốt nhất nhé:

• Máy photo bị kéo nhiều giấy cùng lúc, kẹt giấy không ra giấy: Hiện tượng này là do lô kéo đã bị mòn bộ phận kéo giấy do thời gian sử dụng quá lâu. Để khắc phục tình trạng này bạn hãy thay mới lô kéo để máy hoạt động tốt nhất.
• Bản photo có mặt trên mờ, mặt dưới đậm: Tình trạng này do bộ phận máy sấy của máy đã sắp hư, nhiệt độ không đúng. Cách khắc phục: Bạn cần kiểm tra bộ phận sấy, có thể sấy sử dụng đã lâu nên chức năng giảm, vì thế hãy thay cụm sấy cho máy.
• Bản phô tô có vệt đen ngang, có chấm đen toàn bản photo: Vấn đề này do bộ phận cao su không dung hòa diện tích của hộp mực. Để khắc phục hãy kiểm tra bộ phận cao su, và thay thế bộ phận này nếu cao su đã mòn.
• Bản photo bị mờ, không đều mực trên toàn bản photo: Hiện tượng này có thể do hết mực, hoặc có thể do trống máy, cụm từ bị mòn hỏng. Để khắc phục bạn thay mực hay kiểm tra các linh kiện xem có bị hư hay không.